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浅谈如何让信息技术效力事业资产管理工作

  章 伟

  上海市财政局

  

《事业单位国有资产管理暂行办法》(财政部第36号令)出台后,全国各地都相继建立健全了本地区事业单位国有资产管理制度体系,事业资产管理目标正在逐渐清晰,步伐也明显加快。

上海市于2010年积极引入信息化实施事业资产管理,利用信息技术将各个分散的业务环节整合成一个完整的管理链条,形成“环环相扣、互相牵制、有始有终”的内控机制,有效解决了事业资产管理政策“碎片化”现象,提高事业资产管理效率。

一、数据集中化管理是事业资产管理的必要条件

传统的事业资产管理工作,多是使用记台账等方式进行管理,各单位使用的资产管理软件各不相同,各个操作环节相对独立,缺乏统一的控制机制,效率较低且随意性较大。

上海市在委托久其软件公司开发资产系统时,将事业资产数据的集中化、管理流程的统一化为突破点,采用B/S架构建立本市行政事业单位资产管理信息系统,并与预算系统、会计报表系统等数据库进行了联通。财政部门、主管部门和事业单位均通过政务外网在线登录本级财政部门搭建的资产信息系统进行操作,对于尚未接入政务外网的自收自支事业单位,则提供VPN的方式,利用加密KEY接入政务专网,从而形成单位全覆盖、数据全覆盖的管理模式。

通过对事业资产数据的集中化管理,提高了数据的兼容性、适应性以及系统的易维护性,实现了财政部提出的“横向到边、纵向到底”的管理方式,也为资产管理动态化奠定了基础。

二、系统功能的适用性是事业资产管理的保障

事业资产管理系统能否全面推广实施,关键是能否满足财政部门、主管部门和事业单位的管理需求。久其软件公司在建设上海市行政事业单位国有资产管理信息系统过程中,以“先进性与实用性相结合、实时性与准确性相统一、安全性和共享性相结合”为指导原则,将事业资产规章制度通过程序化、流程化体现在资产系统中。

1、理顺单位内部管理职责

单位信息功能模块为单位建立了多维度、多层级的管理体系。单位可通过增设部门、人员和存放地点,对固定和无形资产进行三维立体式管理。大中型单位则增设多个分支机构进行分层级管理,进一步将资产管理责任进行分解,有效解决了单位所有资产由一个部门管理的问题。

2、完善资产卡片管理功能

一是确立了像管会计凭证一样管资产卡片的设计理念,系统对单位审核后的资产卡片将自动进行锁定,单位若需删除卡片或需修改卡片上的重要信息项,需在线提出申请,逐级审核后由系统自动对资产卡片进行更正或删除,确保了资产卡片数据的严肃性。二是为使资产卡片不局限于初始录入的静态信息,系统将资产卡片的最新业务状态实时回写资产卡片,单位可通过查看资产卡片就能快速了解到此卡片现阶段业务状态,以及使用部门和使用人等情况。三是建立了主附卡片管理模式,单位将组合类资产(如:相机主体和镜头)按主卡片和附属卡片进行“链接式”管理,通过“主转附”和“附转主”的功能可将组合类资产中任一资产进行处置或更新。四是实现自动计提折旧(摊销)功能,系统将在规定时间点自动计提折旧和摊销,并完整记录在每张资产卡片中,每月末系统都会将当月折旧(摊销)的发生额生成汇总凭证供单位进行账务处理。五是实现了条码打印功能,单位可根据需要通过系统打印大中小三种不同类型的资产卡片条形码,在盘点时可通过对条形码的扫描,自动比对扫描信息和系统存量资产信息。

3、强化资产使用和处置审批流程

单位利用国有资产进行对外投资、出租(借)及处置国有资产时,均需在线提交申请,主管部门和财政部门按照规定的权限在系统中进行审批并在线打印批复书,供单位财务和资产部门进行登账处理。系统将在单位登账后自动生成收益登记单,并提示单位将资产使用或处置的每笔收益情况如实录入。实现了审批过程的“公开化”、资产收益的“阳光化”。

4、简化产权登记操作流程

系统将事业资产占有登记和注销登记与资产清查核实功能进行了有机结合,年度检查与决算年报审计也进行了有机结合,单位只需完成资产清查核实工作后就可自动生成产权占有或注销登记申请表提交财政部门打印即可,提高了登记效率,并进一步降低了审核风险。

5、建立中介机构信息库

事业资产管理中涉及较多的审计和评估行为,为了方便单位挑选优质社会中介机构,系统将本市所有评估机构及经过培训的会计师事务所相关信息录入中介信息功能模块中,单位在开展资产处置等业务需聘请中介机构时,则可通过中介信息库进行遴选。

6、健全资产报表管理功能

资产系统与决算系统、事业单位会计报表系统进行了有效对接。单位在上报会计月报表和资产统计报表时,系统将自动关联其他系统中的相关指标,并及时将会计报表、决算报表与资产报表之间的差异提供单位查找,逐步减少账账不符的现象发生。

7、优化系统的可操作性

系统在首页设置了待办事项、反馈信息、预警信息、通知和规章制度等功能。各相关单位可通过待办事项直接进行业务处理,通过查看反馈信息可了解各类业务申请单的审批情况,通过查看预警信息可进行实时监管。初步实现了系统“傻瓜式”的操作模式,节约了培训时间和成本。

三、系统数据的动态性是事业资产管理的提升

1、实现单位信息的动态管理

通过将单位信息功能模块与产权登记功能模块的有效衔接,对事业单位从出生到销亡整个生命周期实施了全过程的监督管理。即单位在开户时必须进行产权占有登记后才能正式纳入系统管理,销户时则必须进行产权注销登记后,由系统自动将其退出。通过这两个功能模块的有效运转,可避免人工增加和删除单位信息,提高了单位信息数据的准确性。

2、实现对外投资的动态管理

事业单位利用国有资产对外投资复杂程度较高且蕴含着一定的风险。系统为此专门开发了对外投资项目库管理,单位在完成初始投资申报时系统就自动将该笔初始投资记录项目库中,若单位需进行追加投资或处置投资时均需从项目库中挑选对应的投资项目,系统将根据审批情况自动将该笔投资的追加和处置情况回写项目库中,使每一笔对外投资的增加和减少都得到了有效监管,避免了对外投资追加、处置和初始投资的脱节。财政部门、主管部门和事业单位也可以通过项目库查看每笔对外被投资的动态情况。

3、实现出租(借)的动态管理

系统增加了出租(借)回收管理,单位在申报国有资产出租(借)时须在系统中填写租赁到期日,审批同意后系统将在到期日前一个月预警提醒单位回收资产,若单位提前终止租赁合同,则应通过该回收功能将该资产予以收回。单位只有完成回收后才能重新对该资产发起新的出租(借)申报。通过出租(借)回收功能实现了租(借)期内全过程监管,规避了重复出租(借)事项的发生。

4、实现资产处置的动态管理

系统开发了单种处置方式申报和多种处置方式合并申报功能,单位申报资产处置须得到上级部门批复同意并登账后,系统才可自动注销相应的资产卡片。若单位需将资产无偿调拨给同级的其他行政事业单位的,则系统将根据划出方单位的审批结果自动将资产转移至接收方单位,接收方单位只需进行相应的登账处理即可,从而避免了接收方不登、错登和漏登资产卡片现象的发生。

5、实现资产收益的动态管理

确立了一张申请单对应一张登账单,一张登账单对应一张收益登记单的设计理念。通过这种强制性环环相扣式的操作方式,系统将收益登记情况与每笔申请业务进行了紧密联接,单位利用国有资产对外投资、出租(借)及资产处置申报批复后,系统可强制要求单位将资产收益的收取情况明细记录在收益登记单中,直到此次申请业务的收益全部收缴完成,系统才会解除强制。财政部门、主管部门均可在线实时查看单位资产收益的收缴情况,进一步提高了监管效率。

6、实现中介信息的动态管理

为了提高中介机构的执业质量,系统将中介服务与单位的申报业务进行了有效关联,并设计了一套较为完整的评分体系。单位在申报资产处置、资产清查等相关业务时,需对实施此项业务的中介机构进行评分,逐级上报过程中,主管部门和财政部门也需进行相应的评分。通过全方位、多层次的评分,系统将自动计算该中介机构的综合得分,并在中介信息库中按得分高低进行排列供单位挑选。通过公开评分,可有效遏制中介机构与单位串通出具虚假报告的现象。

7、实现预警动态监控管能

系统可对资产管理中的异动现象及早发现并及时预警提示,体现动态监管。目前主要包括指标预警、时间预警和流程预警。指标预警可以对资产闲置率、资产待报废率、收益完成率等进行动态监控。时间预警可以对出租(借)回收期等进行自动预警。流程预警可以对单位未按规定流程操作给予预警提示。

 

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